یک تقویم محتوایی شامل چه قسمت هایی است و برای طراحی آن از چه ابزارهایی استفاده می شود، طبعاً ساده‌ترین کار برای ساختن تقویم محتوا استفاده از یک وایت برد و تعدادی برچسب رنگی در محل کارتان است. اما زمانی که اعضای تیم شما به صورت دورکاری یا پروژه‌ای با شما همکاری دارند چطور؟ در اینجا ابزارهای آنلاین به کمک شما می‌آیند. سازوکار تمام این ابزارها تقریباً به یک شکل است و با تسلط بر یکی از آن‌ها می‌توانید از بقیه نیز به راحتی استفاده کنید.
قسمت‌های مختلف یک تقویم محتوایی
۱- تاریخ‌ها
مهم‌ترین نقش یک تقویم محتوا در بازاریابی محتوایی این است که شما تاریخ‌ها را فراموش نکنید و مطابق آن‌ها مطالب را منتشر کنید. برای این که محتواهای باکیفیت منتشر کنید، برای هر محتوا یک تاریخ نوشتن، تاریخ ویراستاری، تاریخ طراحی (برای محتواهای دیداری مانند پست‌های شبکه‌های اجتماعی)، و تاریخ انتشار مشخص کنید.
۲- نام مسئول هر بخش
نام نویسنده‌ها، ویراستارها، طراح‌ها و مسئولان انتشار برای هر مطلب باید در تقویم محتوایی ذکر شود. این کار باعث شفاف شدن حدود فعالیت‌ها و پایبندی تیم شما به کار می‌شود.
۳- موضوع و عنوان
جدولی از موضوع و عنوان‌هایی تهیه کنید که قرار است به آن‌ها بپردازید. آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و داخل تقویم قرار دهید تا بدانید که به کدام موضوع‌ها پرداخته‌اید و کدام موضوع‌ها هنوز دست‌نخورده باقی مانده‌اند.
۴- اولویت‌بندی
مطالبی که قرار است منتشر کنید را اولویت‌بندی کنید تا اعضای تیم بدانند اول باید به کدام موضوع‌ها بپردازند. یک روش اولویت‌بندی مناسب برای این کار، استفاده از سه رنگ قرمز برای اولویت بالا، زرد برای اولویت متوسط و سبز برای اولویت پایین است.
۵- هشتگ و کلمات کلیدی
هشتگ‌ها در شبکه‌های اجتماعی و کلمات کلیدی در پست‌های وبلاگ از جمله عواملی هستند که باعث می‌شوند موتورهای جست‌وجو کاربران را به سمت شما بیاورند. پس در انتخاب آن‌ها دقت کنید و موارد مناسب را برای هر موضوع انتخاب کنید.
۶- بسترهای انتشار
بستر انتشار هر پست را مشخص کنید. یا اگر پستی قرار است در تمام شبکه‌های اجتماعی منتشر شود، دقت کنید که شبکه اجتماعی جا نماند.
۴ ابزار برای طراحی تقویم محتوایی
Trello
ترلو را می‌توان ساده‌ترین و خوش‌آب‌ورنگ‌ترین ابزار آنلاین برای مدیریت تقویم محتوا دانست. این سایت به شما اجازه می‌دهد که تیمسازی کنید و برای هر تیم فضاها یا بردهای جداگانه برای پیش بردن کارها در نظر بگیرید. محیط ترلو براساس قالب کاری کان-بان بنا شده و به شما اجازه استفاده از تگ‌ّهای رنگی، چک لیست، تقویم و آپلود فایل را می‌دهد. محیط هر برد در ترلو را می‌توانید به دلخواه شخصی‌سازی کنید تا فضای آن با فضای کاری شما شباهت بیشتری داشته باشد. شاید تنها ایراد ترلو این باشد که در نسخه رایگان امکان استفاده از تعداد نامحدود برد برای هر تیم را به شما نمی‌دهد؛ که این مشکل را می‌توانید با تشکیل تیم‌های مختلف یا ساخت برد جداگانه و سپس عضو کردن اعضا حل کنید.
Asana
آسانا ابزار دیگری است که می‌توانید از آن برای مدیریت تقویم محتوایی استفاده کنید. مزیت آن نسبت به ترلو این است که انواع قالب‌ها برای کارهایی مانند بازاریابی، محتوا و … در اختیارتان می‌گذارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید، یا این که یک قالب خالی انتخاب کنید و به دلخواه تغییرش بدهید. آسانا همچنین به شما اجازه می‌دهد که کارها در قالب لیست، تقویم و کان بان ببینید. استفاده از نمودارهای گانت در نسخه غیررایگان آن امکان‌پذیر است.
Airtable
محیط ایرتیبل نسبت به دو ابزار قبلی محیط جدی‌تری دارد. مزیتش این است که به شما اجازه می‌دهد به صورت کاملاً حرفه‌ای از قالب کان بان استفاده کنید و به تمام فوت و فن‌های آن آشنا شوید. هرچند شاید در نگاه اول چندان یوزر فرندلی نباشد و مسلط شدن به آن مدتی از شما زمان ببرد.
Zenkit
اگر از قالب‌های کان بانی خسته شده‌اید زنکیت یک گزینه عالی برای شماست. این ابزار مدیریت تقویم محتوا به شما اجازه می‌دهد تا از مایند مپ (نقشه ذهنی) و نمودارهای سلسله مراتبی نیز استفاده کنید. البته که استفاده از تقویم و تاریخ برای مدیریت کارهای شما مهم است، اما خیلی خوب می‌شود اگر بتوانید مراحل انجام کارها را با استفاده از این امکانات ترسیم کنید.
